6 conseils pour diriger efficacement une réunion
Animer une réunion n’est pas toujours une chose aisée, d’autant plus lorsqu’on n’apprécie pas prendre la parole en public. Comment faire pour capter l’attention de vos collègues, et rendre votre discours efficace ? Voici nos conseils afin de briller dans cet exercice !
Pas de réunion sans motif
Quelques jours avant le jour de la réunion, faites parvenir aux personnes conviées une invitation.
Cette dernière doit contenir des informations telles que la durée de la rencontre, ou encore les thématiques qui y seront abordées.
En précisant ce dernier point, vos collègues pourront arriver préparés à la réunion et prendre plus facilement la parole au cours de celle-ci.
Ne pas planifier une réunion trop longue
Ne programmez pas une rencontre qui dure plus d’une heure : après 60 minutes, il est difficile de conserver l’attention de vos collègues.
De même, évitez de les convier à des réunions avant 9h et après 17h.
Une salle de réunion adaptée
Si vous n’êtes que quatre participants, inutile de réserver une salle capable d’accueillir vingt personnes.
Afin que tout le monde soit à l’aise, et pour favoriser la prise de parole, installez-vous donc dans une salle plus adéquate.
Rappeler le pourquoi de la réunion
Avant de débuter votre réunion, réalisez une brève introduction en rappelant la raison pour laquelle chacun des participants est présent.
Mentionner également que l’avis de chacun est important et qu’une réunion est avant tout un moment d’échange.
Les dossiers les plus sensibles en priorité
Dès le début, concentrez-vous sur les points les plus chauds, afin d’avoir l’entière attention de vos collègues.
Mieux vaut aborder les sujets secondaires et moins préoccupants en fin de rencontre, alors que l’attention se relâche petit à petit.
Respecter la parole de chacun
Si la réunion se veut participative, il est nécessaire de laisser chacun de vos collègues s’exprimer.
Ceci étant, imposez quelques règles : précisez leur qu’il n’est pas nécessaire d’élever la voix, qu’il est interdit de monopoliser la parole, mais aussi de la couper.
De votre côté, vous devez vous positionner comme modérateur : veillez à ce que les temps de parole et d’écoute soient respectés. En bref, imposez le rythme.