7 astuces pour mieux gérer son temps au travail
Multiples dossiers à clôturer, réunions interminables, projets à mettre sur les rails,... les journées au bureau peuvent donner l’impression d’effectuer une course contre la montre. Pour éviter de stresser face à cette montagne de travail, et afin de mieux gérer son temps, Editus.lu vous donne quelques conseils pour vous aider à ne plus vous laisser submerger.
Bien s’organiser
Pour évitez de perdre du temps à retrouver un papier ou un dossier, veillez à tout trier et à tout classer : cela peu prendre du temps, mais vous y serez gagnante par la suite.
En utilisant des pochettes, des classeurs, des couleurs, vous verrez que vous vous y retrouverez beaucoup plus facilement. Cela vous permettra de gagner du temps et de vous focaliser des vos vrais objectifs lorsque votre boss vous demandera de lui apporter un dossier de longue date.
Oser dire non
Par manque de confiance en soi, il est parfois très compliqué de refuser un service à son patron, et même à ses collègues.
Si dire non est pour vous une véritable épreuve, il va falloir travailler sur vous : demandez-vous si vous avez peur de décevoir et si vous craignez l’autorité ?
A l’inverse, tentez de vous raisonner et de vous dire que personne n’est indispensable. Car au plus vous accepterez de tâches, au plus on vous en confiera, au risque que cela ne vienne empiéter sur votre vie privée.
Avoir un agenda
Pour ne manquer aucun rendez-vous, et vous faciliter la vie, investissez dans un agenda et notez-y scrupuleusement chaque heure, chaque lieu et chaque interlocuteur à rencontrer.
Si écrire n’est pas votre truc, vous pouvez aussi misez sur la technologie : grâce aux agendas en ligne (Outlook, Google Calendar, etc.), vous pouvez y consigner l’ensemble de vos rendez-vous, et même envoyer des invitations à vos correspondants.
Faire un planning
Chaque vendredi, planifiez déjà votre semaine suivante : cela vous donnera une vision claire des tâches à effectuer et des objectifs que vous vous fixez. Ainsi, planifiez au mieux ce que vous allez faire chaque jour, en indiquant les priorités et les deadlines à respecter.
Par contre, ne paniquez pas si vous n’avez pas le temps de le respecter dans son intégralité. Si un planning vous aide à mieux gérer votre temps, il n’est pas gravé dans le marbre, inutile de rester chaque soir jusque 21h00 au bureau.
Identifier les distractions
Des sms qui arrivent sur votre téléphone portable, une discussion interminable avec un collègue qui s’arrête dans votre bureau,... difficile de se concentrer lorsque l’on est dérangé en plein milieu d’une tâche.
Pour évoluer de manière efficace, éteignez votre téléphone pour ne pas être tenté de la regarder toutes les 30 secondes. A vos collègues intrusifs, n’hésitez pas à leur dire que vous venez les voir dès que vous avez terminé ce que vous avez entrepris. Cela ne pourra que faire augmenter votre efficacité.
Se concentrer sur une tâche
Plutôt que de jongler entre deux ou trois dossiers en même temps, focalisez-vous sur une seule tâche à la fois. Cela vous permettra d’être plus efficace, tant en termes de temps que de résultat.
Etre réaliste
Se lancer des défis, c’est bien, mais penser que l’on peut effectuer une montagne de tâches sur huit heures de temps au lieu de douze, cela s’appelle manquer de sagesse.
Pour ne pas vous découragez, arrêter donc de penser que vous pouvez effectuer une action en un temps record au risque, qui plus est, de tout bâcler. Soyez réaliste et notez le temps qu’elle devrait vous prendre. Cela vous permettra de mieux organiser votre planning futur de respecter plus facilement les délais.