Le rôle du conseil syndical
L'INSTITUTION DU CONSEIL SYNDICAL
Caractère facultatif
L’institution d’un conseil syndical dans une copropriété n’est pas obligatoire, mais constitue une simple faculté.Au cas où l’institution d’un conseil syndical est demandée, elle peut se faire à n’importe quel moment par une décision de l’assemblée générale des copropriétaires. Le point relatif à l’institution du conseil syndical doit figurer de façon spécifique à l’ordre du jour envoyé avec la convocation. La majorité requise est celle de la majorité des membres du syndicat représentant au moins trois quarts des voix (majorité absolue renforcée).L’assemblée générale doit dans ce cas aussi déterminer, à la même majorité, les règles concernant l’organisation et le fonctionnement du conseil syndical, notamment le nombre des membres et la durée de leur mandat.
Composition
La loi ne prévoit pas de limite quant au nombre maximal ou minimal de membres du conseil syndical. Qui peut être membre du conseil syndical ? Ce sont les copropriétaires, leurs conjoints ou leurs représentants légaux. Ni le syndic, ni son conjoint, ni ses préposés ne sauraient en faire partie, même s’ils étaient copropriétaires. La période du mandat des membres du conseil syndical ne peut excéder 3 ans renouvelables.Les membres du conseil syndical exercent leur tâche sans droit à une rémunération. Toutefois les frais de fonctionnement du conseil syndical sont considérés comme dépenses d’administration et doivent être supportés par la copropriété.Rien n’empêche l’assemblée générale de nommer des membres suppléants qui prennent automatiquement la place des membres titulaires ayant cessé de siéger au conseil syndical, à mesure des vacances, dans l’ordre de leur élection s’il y en a plusieurs, et ceci jusqu’à la date d’expiration du mandat du membre titulaire qu’ils remplacent.Le conseil syndical n’est plus régulièrement constitué si plus d’un quart des sièges devient vacant. Le conseil syndical reste certes institué, mais les délibérations des membres restants ne seraient plus valables. Le syndic devra dans ce cas convoquer une assemblée générale afin de pourvoir aux sièges vacants.
Désignation des membres
Le conseil syndical peut être désigné de trois façons :1. Désignation par le règlement de copropriété. Il arrive que le règlement de copropriété, tout en instituant un conseil syndical, en désigne également les membres. L’assemblée générale peut les révoquer, avant ce terme, à la majorité des membres du syndicat représentant au moins trois quarts des voix.2. Désignation par l’assemblée générale. C’est le mode normal de désignation du conseil syndical.Les votes doivent réunir la majorité des voix de tous les copropriétaires (majorité absolue). La désignation du conseil syndical doit être prévue à l’ordre du jour qui est joint à la convocation. Par contre, d’éventuelles candidatures n’ont pas besoin d’être soumises à l’avance.Les majorités requises sont les suivantes :- s’ils ont été nommés par la même décision de l’assemblée générale qui a institué le conseil syndical, à la majorité des membres du syndicat représentant au moins trois quarts des voix (majorité absolue renforcée) ;- s’ils ont été nommés lors d’une autre assemblée générale, à la majorité des voix de tous les copropriétaires (majorité absolue) ; au cas où cette majorité n’est pas atteinte, la majorité des copropriétaires présents ou représentants (majorité relative) suffit au cours d’une seconde assemblée générale convoquée à cet effet.3. Désignation par le président du tribunal d’arrondissement. A défaut d’initiative de l’assemblée générale, ou si une décision de l’assemblée générale ne réunit pas la majorité requise, la désignation d’un conseil syndical peut être demandée au président du tribunal de l’arrondissement dans lequel est situé l’immeuble. Le recours au président du tribunal d’arrondissement ne peut se faire que pour la désignation des membres du conseil syndical, non pour l’institution de ce dernier qui reste de la compétence exclusive de l’assemblée générale si un conseil syndical n’est pas prévu dans le règlement de copropriété. Les membres du conseil syndical nommés par ordonnance du président du tribunal d’ordonnance peuvent aussi être révoqués à tout moment par ce dernier.
LES MISSIONS DU CONSEIL SYNDICAL
Les attributions du conseil syndical sont les suivantes :Assistance du syndicLa fonction d’"assistance" du syndic par le conseil syndical ne se trouve nulle part définie. Cette mission d’assistance qui incombe au conseil syndical revient surtout à un rôle de conseil sur les divers aspects de la gestion.Contrôle de la gestion du syndicLe contrôle de la gestion du syndic par le conseil syndical porte sur sa régularité. Ce contrôle n’est pas limité à certains aspects de la gestion, mais vise la gestion toute entière, entre autres la comptabilité du syndic, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats. Il doit certainement porter également sur l’exécution par le syndic des décisions prises par l’assemblée générale ou encore le suivi des travaux décidés.La législation ne prévoit pas expressément que le conseil syndical doit vérifier les comptes avant l’assemblée générale appelée à les approuver, mais on voit difficilement comment il pourrait en faire autrement s’il veut correctement remplir sa mission.Pour assurer son contrôle, le conseil syndical peut demander au syndic de lui soumettre tous les documents nécessaires à leur appréciation (contrats, devis, factures, extraits bancaires, courriers, etc.) et lui demander des explications. Cependant, si le contrôle du conseil syndical porte sur la régularité des actes du syndic ainsi que sur la véracité de ses documents écrits, il n’a pas à juger de l’opportunité de ses décisions ou actes. Cette appréciation est de la compétence exclusive de l’assemblée générale.Aucun texte ne prévoit que le syndic est obligé d’apporter les documents en question au lieu où entend se réunir le conseil syndical. Le cas échéant, ce dernier devra consulter les documents sur place chez le syndic.Un ou plusieurs membres du conseil syndical peuvent aller consulter au bureau du syndic toutes pièces, documents, correspondances, registres se rapportant à la gestion du syndic, et, de façon générale, à l’administration de la copropriété. Ils peuvent même en faire des copies. Toutefois une telle consultation dans les locaux du syndic est soumise à une double condition : le ou les membres du conseil syndical en question doivent être spécialement habilités par le conseil syndical pour ce faire, et le syndic doit en avoir été avisé au préalable.Il est admis que le syndic a une obligation d’information à l’égard du conseil syndical concernant l’administration de l’immeuble et que de ce fait il doit réunir le conseil syndical pour le mettre au courant des mesures qu’il entend prendre ou qu’il a prises.Le conseil syndical peut se faire assister par "tout technicien de son choix", donc par un expert comme p.ex. un architecte, un expert-comptable, voire un avocat. Cette faculté n’est d’ailleurs pas limitée à sa seule mission de contrôle mais s’applique à toutes les missions du conseil syndical. Les honoraires de ces techniciens constituent des frais d’administration à charge de la copropriété.Le conseil syndical ne doit pas vouloir suppléer l’assemblée générale. Si le cas échéant il suspecte ou découvre des irrégularités ou des négligences, il lui appartient de demander la convocation d’une assemblée générale ; s’il assume une mission de contrôle du syndic, il n’a pas à lui donner des injonctions ou à lui infliger des sanctions.Enfin, la responsabilité des membres du conseil syndical peut le cas échéant être engagée si un dommage est causé par sa faute soit à la copropriété en cas d’exécution négligente du contrôle, soit au syndic p.ex. en raison d’accusations non fondées.AvisLe conseil syndical donne son avis au syndic ou à l’assemblée générale sur les questions pour lesquelles il est consulté ou dont il s’est saisi lui-même. Il s’agit en l’occurrence d’un rôle purement consultatif : l’avis, même obligatoire, du conseil syndical ne lie ni le syndic ni l’assemblée générale. Les avis peuvent porter sur n’importe quelle matière, à la condition sous-entendue toutefois d’avoir trait à la copropriété.Dans un cas particulier, l’avis du conseil syndical est obligatoirement prévu : en cas d’urgence, lorsque le syndic doit procéder de sa propre initiative à l’exécution de travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble, il ne peut demander le versement d’une provision sans délibération préalable de l’assemblée générale en vue de l’ouverture du chantier et de son premier approvisionnement que s’il prend d’abord l’avis du conseil syndical. L’exigence d’un avis du conseil syndical ne concerne donc pas la mise en marche des travaux, mais est limitée à la demande de versement d’une provision.Autorisation à donner au syndicDans une seule hypothèse, une véritable autorisation du conseil syndical est requise : c’est le cas où le syndic entend recourir à une consultation écrite des copropriétaires au lieu de convoquer une assemblée générale. Cette possibilité vise exclusivement les décisions relatives à l’entretien et la réfection des parties communes, y compris le remplacement d’un élément hors état de servir par une installation plus perfectionnée. Le recours à ce procédé doit être autorisé préalablement par le conseil syndical, s’il y en a un.Convocation de l’assemblée généraleLe conseil syndical a le droit de demander au syndic de convoquer l’assemblée générale ; dans ce cas le syndic est obligé d’y procéder.Autres missionsOutre les missions décrites ci-dessus et qui sont expressément prévues par la loi, l’assemblée générale du syndicat des copropriétaires peut, par une décision prise à la majorité absolue, lui attribuer d’autres missions ou délégations qui doivent dans ce cas être spécifiquement déterminées.Missions du président du conseil syndicalLa législation sur la copropriété accorde des missions spécifiques au président du conseil syndical en cas d’absence ou de carence du syndic, à savoir :- au cas où le syndicat se trouve dépourvu de syndic, le président du conseil syndical ou, à défaut, tout membre du conseil syndical, procède à la convocation de l’assemblée générale en vue de la désignation du syndic ;- toujours au cas où le syndicat se trouve dépourvu de syndic les décisions prises par le conseil syndical pour accomplir la gestion courante jusqu’à l’entrée du nouveau syndic sont exécutées par le président de ce dernier ;- si soit le conseil syndical, soit un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires demandent la convocation d’une assemblée générale et que le syndic n’y procède pas, cette convocation est faite par le président du conseil syndical, s’il en existe un, après mise en demeure du syndic restée infructueuse pendant plus de huit jours.Il est dès lors opportun que le conseil syndical, une fois constitué, désigne l’un de ses membres comme président si le règlement de copropriété ou l’assemblée générale n’ont rien prévu à cet égard.Limites des pouvoirs du conseil syndicalLe syndic, sauf l’hypothèse ci-avant où une véritable autorisation du conseil syndical est requise, n’est pas lié par l’accord ou le désaccord de ce dernier, le conseil syndical n’ayant qu’un rôle consultatif. Le syndic est exclusivement redevable à l’assemblée générale en dehors de tout autre organe quel qu’il soit. Par ailleurs le conseil syndical ne peut ni suppléer le syndic, ni le déranger. Au cas où le conseil syndical s’immisce de façon abusive dans la gestion du syndic et lui cause de ce fait un préjudice, ce dernier peut actionner la responsabilité du conseil syndical sur base de l’article 1382 du code civil.Quant au syndicat des copropriétaires, ni l’approbation, ni la désapprobation d’une décision du syndic par le conseil syndical ne sauraient lier l’assemblée générale qui reste seule souveraine pour apprécier les actes de son mandataire, le syndic.Signalons que l’assemblée générale peut accorder une délégation de pouvoir au conseil syndical (de même qu’à toute autre personne et même au syndic) pour un acte ou une décision expressément déterminée, mais une telle délégation de pouvoir ne peut en aucun cas priver l’assemblée générale de son pouvoir de contrôle sur l’administration de l’immeuble et la gestion du syndic. Enfin, le conseil syndical peut engager sa responsabilité contractuelle envers le syndicat de copropriété, respectivement sa responsabilité délictuelle ou quasi-délictuelle envers un copropriétaire pour les fautes commises dans l’exercice de ses fonctions.